En Colombia se aparta. El cliente ve el juego de ollas, la bicicleta o el taladro, no tiene los $340.000 completos, y deja $100.000 para que se lo guarden. Vuelve en quincena, abona otros $120.000. Termina de pagar tres semanas después y se lo lleva.
Es una forma de venta perfectamente sana —le da flujo al negocio y le permite comprar al cliente— y casi ningún software de punto de venta la resuelve. Por eso la mayoría de los comercios la lleva en un cuaderno, en una hoja de cálculo o en la memoria del dueño.
Lo que se rompe cuando el separado vive en un cuaderno
El problema no es anotar. El problema es que un separado toca tres cosas a la vez y el cuaderno solo anota una.
1. El inventario dice que tienes algo que no puedes vender
La mercancía apartada está físicamente en la bodega, así que el sistema la cuenta como disponible. Entonces alguien la vende. Cuando el cliente del separado vuelve con su último abono, el producto no está — y ahora tienes que explicarle por qué le cobraste tres cuotas de algo que ya vendiste.
2. La plata de los abonos no es venta, pero está en la caja
Un abono entra al cajón, pero no es una venta todavía: es plata que debes en mercancía. Si al cerrar el día lo sumas como venta, tu ingreso del mes está inflado. Si no lo sumas, tu caja no cuadra. Los dos caminos están mal, y el cuaderno no distingue.
3. Nadie sabe cuánto falta sin buscar en el cuaderno
El cliente llama y pregunta cuánto le falta. Alguien tiene que encontrar la hoja. Si la persona que lo anotó no está, o si la letra no se entiende, se improvisa. Y lo que se improvisa con la plata de un cliente termina en un reclamo.
Cómo debería funcionar un separado
Un separado bien resuelto tiene cuatro momentos, y el sistema debería registrar los cuatro:
- Se aparta. El producto queda comprometido con un cliente y deja de ofrecerse como disponible. No desaparece del inventario —sigue en la bodega— pero ya no se puede vender dos veces.
- Se abona. Cada pago queda con su fecha, su monto y su medio de pago. El saldo pendiente se calcula solo, no se resta a mano.
- Se entrega. Cuando el saldo llega a cero, el separado se entrega: ahí sí es una venta completa, y ahí sí sale del inventario.
- O se cancela. Si el cliente no vuelve, el separado se cancela: la mercancía se libera y los abonos se devuelven o se manejan según la política del negocio. Y queda registrado que se canceló, no simplemente olvidado.
La diferencia entre un separado y una venta a crédito es esa: en el separado la mercancía no sale hasta que se paga. Por eso el inventario tiene que distinguirlos, y por eso una hoja de cálculo no alcanza.
Un ejemplo con números
Una ferretería de barrio —llamémosla El Yunque, es inventada— aparta un taladro percutor de $289.000. El cliente abona $100.000 el 2 de septiembre y $120.000 el 16. Queda debiendo $69.000.
- En el inventario, ese taladro está comprometido: si otro cliente lo pide, el sistema avisa.
- En la caja, los $220.000 abonados entraron, pero no cuentan como venta del mes todavía.
- En el saldo del cliente, faltan $69.000, y eso lo puede ver cualquiera que atienda, no solo quien lo anotó.
Cuando el cliente termina de pagar, la venta se registra completa por $289.000, el taladro sale del inventario y el separado se cierra. Un solo movimiento, con su historia detrás.
Por qué casi ningún POS gratuito lo tiene
Porque los POS gratuitos internacionales están pensados para un mostrador que cobra y ya: pasas el producto, cobras, siguiente. El separado es una figura comercial mucho más común en Latinoamérica que en los mercados para los que se diseñaron esos sistemas.
Eso deja a muchos comercios colombianos con dos opciones malas: pagar un software grande que sí lo tenga, o llevarlo aparte y asumir el descuadre.
Ecosonics Punto maneja separados con abonos sin costo —apartar, abonar, entregar o cancelar— porque el punto de venta es gratis. No es un módulo aparte ni un plan superior: viene con la caja.
Qué política poner, y por qué conviene escribirla
Un separado sin reglas escritas termina en discusión. No hace falta un reglamento largo: hacen falta cuatro decisiones tomadas de antemano.
Cuánto se pide de entrada
Lo habitual en el comercio colombiano es entre el 20 % y el 30 % del valor. Menos que eso y el separado no compromete al cliente, así que vuelve a ser una intención. Más, y se pierde la venta que el separado venía justamente a rescatar. Si tu margen es bajo, sube el porcentaje: lo que estás financiando con un separado es tu propio inventario inmovilizado.
Cuánto tiempo se guarda
Treinta, sesenta o noventa días, según lo que vendas. Un producto de temporada —útiles escolares, ropa, decoración navideña— no aguanta noventa días apartado, porque pasada la temporada no se lo vendes ni a ese cliente ni a nadie. Un electrodoméstico o una herramienta sí. La regla práctica: el plazo del separado no debería pasar del tiempo en que ese producto todavía se vende solo.
Qué pasa si el cliente no vuelve
Esta es la que más pleitos evita. Las opciones razonables son tres: devolver lo abonado completo, devolverlo menos un porcentaje por el tiempo que la mercancía estuvo inmovilizada, o convertirlo en saldo a favor para otra compra. Cualquiera de las tres sirve. Lo que no sirve es decidirlo el día que el cliente reclama, porque entonces la decisión la toma quien esté de turno y va a ser distinta cada vez.
Quién puede autorizar excepciones
Siempre habrá un cliente conocido que pide más plazo, y está bien que la excepción exista. Lo que no puede pasar es que cada persona en la caja la conceda por su cuenta, porque entonces la política no existe: existe la simpatía.
Conviene imprimir estas cuatro reglas en el comprobante del separado. Cuesta nada y resuelve la mayoría de los desacuerdos antes de que empiecen — el cliente se lleva por escrito lo que aceptó, y quien atiende no tiene que improvisar.
El separado y el cierre de caja
Hay un detalle contable que confunde a mucha gente y vale la pena decirlo claro: un abono es plata que entra, pero no es ingreso todavía. Es un pasivo — le debes mercancía a alguien.
Eso tiene dos consecuencias prácticas en el día a día:
- Al cerrar la caja, el efectivo de los abonos sí está en el cajón y tiene que contarse. Si tu cierre solo suma ventas, va a faltar plata que en realidad sí está, y quien cierre el turno va a reportar un faltante que no existe.
- Al mirar el mes, los abonos no deberían contarse como ventas. Si los cuentas, tu utilidad está inflada por mercancía que todavía no entregaste. Y el mes en que entregues esos separados vas a ver una caída que nunca ocurrió: la venta ya la habías contado antes.
Un sistema que maneje separados de verdad distingue los dos momentos solo. Uno que no, te obliga a llevar la cuenta aparte — y llevar la cuenta aparte es exactamente el problema que el software venía a resolver.
Qué preguntarle a un proveedor de software
Si estás evaluando cambiar de sistema, estas cinco preguntas separan a los que manejan separados de los que dicen que sí:
- ¿La mercancía apartada deja de aparecer como disponible para la venta?
- ¿Puedo registrar varios abonos, con fechas y medios de pago distintos?
- ¿El saldo pendiente lo calcula el sistema, o lo escribo yo?
- ¿Puedo cancelar un separado y que quede registro de la devolución?
- ¿Los abonos entran en el cierre de caja sin contarse como venta del mes?
Si la respuesta a la primera es «no, pero puedes anotarlo en observaciones», eso no es manejar separados: es tener un campo de texto. Y un campo de texto no impide que otro vendedor venda el taladro que ya está apartado.
Lo que conviene revisar en tu negocio esta semana
- ¿Cuántos separados tienes abiertos ahora mismo? Si no lo sabes de memoria y no lo puedes consultar en dos minutos, ya es un riesgo.
- ¿La mercancía apartada aparece como disponible en tu inventario? Si sí, puedes venderla dos veces.
- ¿Los abonos del mes están sumados como ventas? Si sí, tu utilidad está inflada por plata que todavía debes en mercancía.
Ninguna de las tres preguntas necesita software para responderse. Pero las tres son mucho más fáciles de contestar cuando el separado vive en el mismo sistema que el inventario y la caja.